國際貿易涉及多種文件，例如商業文件、財務文件、運輸單據、保險文件及其他與國際貿易有關的文件。在處理付運的出口貨品時，可簽訂多達四種合約：出口銷售合約、運輸合約、財務合約、貨物保險合約。因此，必須認識各種文件的功能及其在國際貿易中的用途。
a.商業文件
文件 功用 負責擬備文件者
報價單quotation 這是售貨的報價，應清楚說明價錢、品質詳情、貨品數量、貿易條款、交貨條件、付款方式。 出口商
銷售合約(見附錄三)salescontract 這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見。 出口商及進口商
估價發票proformainvoice 這是貨物付運時由供應商提供的發票，作用是通知買家即將付運商品的種類、數量、價值及進口規格（重量、大小及類似的特點）。估價發票不是用來要求買方付款的，但可用于申請進口證、安排外匯或其他財務安排。 出口商
商業發票commercialinvoice 這是出口商要求進口商根據銷售合約支付貨款的正式文件。商業發票應說明所售貨品的詳情、付款方式及貿易條款。商業發票也在貨品清關時使用，有時供進口商安排外匯時使用。 出口商
裝箱單packinglist 詳列付運貨品裝箱資料的文件。 出口商
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